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      啟航觀點

      中小企業制度建設四個關鍵問題

        大多數企業家,談到管理,最先想到的就是建制度、立規矩。提的最多的也是建章立制。

        為什么要建制度?

        制度,就是規矩。沒有規矩、不成方圓。制度就像交通規則,自從通了公路,就必須要有個交通方面的制度,規定應該怎么使用這條路,左行還是右行,是車和人混在一起走還是按速度、車型分道而行,不這樣走會有什么懲罰,諸如此類。自從有了規則,大多數人可以按照規則各行其道,相安無事。

        企業里也一樣,如果只有三五個人,可以沒有成文的制度,大家口頭約定一下,共同遵守就可以了。但企業人一多,就必須要有個規矩,而且得是白紙黑字的制度。不然就會有人犯了規矩,一臉無辜“我不知道啊,哪里寫著呢”,制度這時候就有了作用。

        歸納一下,制度最基本的兩個作用,第一是約定一套所有人必須要遵守的規則,就是說,應該怎么做,這是針對不知道應該怎么做的人來看的;第二是對違反規則的處理措施,就是說,不這么做會怎樣,這是針對那些明知故犯的人來看的。

        制度是不是越多越好?

        既然制度這么好,是不是我們盡量把能建的制度都建上就萬事大吉了?當然不是。

        在所有的組織里,一開始大多是沒有制度的,但是也能運行的比較順暢,為什么,靠的是一些具有特殊權威的人來評判是非,這些人可以是老板、家長、年齡比較大的、德高望重的、能力強為人正派的這么一些人,遇到糾紛以后,大家都找這些人來評評理,這么評完了大家都服氣,這糾紛就結束了。只有少數比較重大的事情,才需要建立制度,所謂的“國有國法、家有家規”。倘若是把所有的事情都羅列出來,那得專門搞一個班底,我們國家70年了才開始編纂民法典,之前都是打補丁,能夠解決主要問題就可以了,因此制度的管理成本是一個必須考慮的問題。

        必然會有人較真,我就是覺得都定出來比較好,法治就是比人治好。那好,那就定。所有的制度都不可能涵蓋所有的情境,一旦制度成文發布,人治就只能退居其后,這時候就會有人鉆制度的空子,這時候一部不完善的制度反而束縛了管理者的手腳。還有的地方,定了制度,但是時間長了沒有修訂,制度都失去效用了。所以才出現有的時候依法罰款200元,然后就沒有然后了。這是懲罰嗎,這是獎勵!一部不能夠與時俱進、隨時維持有效性的制度,就會把人的行為引向制度的反面!

        所以,制度絕對不是越多越好。非建不可的制度,要建,可建可不建的制度,不要建。 

        需要建什么制度?

        什么制度必須要建,不建不行?

        張瑞敏初到海爾的時候建的第一條制度是“不許隨地大小便”??尚??有時候制度就是這么簡單,一家仍然存在著隨地大小便現象的企業,你去建什么企業文化、什么內控制度,你覺得可能嗎?

        所以,找到你的企業里那條“不許隨地大小便”的需求,去建制度。

        在這里想起前陣子網上傳的非?;鸬囊粋€論調“強調打卡,一定是企業走下坡路的時候”,說的也沒錯,如果企業員工都變成守著打卡機,光磨時間不出活的企業,當然不會走上坡路。但是,如果一個連員工上不上班都不知道、員工一個月上了幾天班都不知道的企業,還談什么以客戶為中心,帶薪休假制度還怎么執行?我們可以采取彈性工作時間,我們可以不使用一刀切,但是所有這些弊端不能說明考勤制度對所有企業都沒必要,凡是有打卡的企業都一定是走下坡路。

        不要管別人說什么,找到自己企業必須要建的制度,先用起來。哪怕只有一條。

        制度怎么建?

        接下來就是要建制度了。

        第一,建制度最關鍵的就是制度內容要明確、制度設計要公平,對所有人一視同仁。可以、不可以、必須、鼓勵、禁止,用詞要準確,決不能含糊其辭。

        第二,制度設計要盡量簡單,易于理解,好執行。管理成本不要過高。一個需要過多人為干預的制度,在執行中很有可能會打折扣,漸漸地形同虛設、無人問津。

        第三,制度一定要有獎有罰,獎罰分明。要有明確的行為導向。制度不是為了懲罰而存在的,而是為了明確何為企業的價值觀,何為企業的“能”和“不能”。

        第四,制度要有明確的執行和監督者。制度需要有人去維護,靠自覺、自發的制度不可能持續。制度要有權威性。發現有不適用的地方要及時修訂、保證制度可執行,制度訂立的目的可以實現。

        第五,制度要想得到執行就必須讓人知道。讓人理解和支持制度的存在,自覺去遵守和抵制違反制度的行為。

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