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      啟航觀點

      助力啟航 | 中小企業實用基礎制度框架及編制要點

        做了這么久咨詢,中小企業咨詢的最多的還是制度,大企業小企業最大的區別就在于制度的編制與設計了,中小企業的基本制度確實也是最薄弱的,如果基本的規章制度缺失,確實會制約企業的發展。所以本文就專門講一講中小企業的基本管理制度,希望能幫助更多的小企業邁過“成長的煩惱”。

        基本前提——制度一定是量身定做的

        雖然本文著重講的是中小企業的通用制度框架,還是免不了老生常談提一下,制度一定是企業自己的、量身定做的,誰家的制度都不可能照搬過來用,不經過消化吸收直接“復制-粘貼-替換”的制度還不如不要。

        制度框架第一要件——職責分工

        職責分工雖然聽起來跟制度不搭界,卻是一切管理、一切制度的基礎。如果沒有清晰的分工,一筆糊涂賬,無論再好的制度都是白費。只要企業不是老板里外一個人,就必須要有個分工,分工就是責任。分不清責任,無論什么事情最后都會追到老板頭上,一切的制度都是無效的。

        舉幾個例子:

        1. “負責公司人事工作”、“負責統計工作”

        這樣的職責描述比較常見,它的問題是過于籠統。這種描述導致的結果就是員工只會去做最基礎的工作,以及領導要求的工作,其他的事情基本不會主動做一丁點。

        2. “全面負責公司采購、招投標工作”

        這種職責描述也很常見,它的問題也是不夠細致,實踐中很容易引起部門間、崗位間的理解分歧和矛盾:是否包含辦公設備、辦公用品采購、是否包含外部服務采購、投標過程出現的工作誤差誰來負責?這種問題一般會出在涉及多個部門的崗位上,除了剛才的例子只需要一個部門,一兩個崗位參與,絕大多數工作都是需要2個以上崗位共同協作完成的。這種就更要求職責清晰。只有把工作跟崗位上的人掛鉤,才有可能做到各負其責。

        所以,職責分工全面體現了管理者的智慧,絕對不是能夠抄來的。

        制度框架第二要件——基礎人事類制度

        這種制度大多數有一定管理基礎的企業都會具備。一般來說包括:員工入離職、基礎勞動關系、考勤、請休假這一類與勞動數量有關的,也是最為簡單和基礎的。但是不同的企業也會有個性化的設計,比如兼職員工、外包員工等靈活用工的設計。

        還有與勞動報酬相關的工資、獎金、福利制度,以及與之相配套的獎懲制度。這就滿足了勞動用工的最基礎的交易要件,在引發勞動爭議的案件中,企業這方面制度的缺失會讓企業非常被動,因此是基礎制度里的基礎。

        制度框架第三要件——基礎財務類制度

        除了基本的勞動紀律之外,最為重要的就是財務類的制度了。財務是老板最關注的,但實際上卻是最為薄弱的,中小企業里出問題最多的就是財務方面,大多數中小企業財務都是一團漿糊,搞到最后自己都搞不清楚了。所以很多時候是老板娘負責,但老板娘大多也是半路出家,管針頭線腦的小事管的很細,真正的成本、資金這樣的大事反而不夠專業。

        不過對于中小企業來說,能把賬算清楚,讓內部的賬不糊涂,滿足最基本的管理基礎就夠了,不要過于追求高大上。

        財務類基礎制度一般包括報銷、補貼、資金使用、差旅等內容,是所有員工都要遵守的,這一類財務制度重點是合規,有規定、有規矩、能夠約定遵守就好。

        還有一類制度是采購制度,在中小企業里如果沒有設立專門的采購部門,一般是財務部門負責,即便是設了采購部門,也會與財務制度與流程緊密相關。所以我們這里歸入財務類制度里,采購類制度會需要做的比較細致、具體采購類制度要求合理性、可執行性,講求效率和合規性的平衡。有時候可能很難在一個制度里做到盡善盡美,還可以會通過一系列的流程來約定的更加細致和清晰。

        制度框架第四要件——業務類制度

        業務當然是所有企業的核心,對中小企業更加重要,往往老板都是親自跑業務,親自抓到每一個細節,這時候業務類制度一般都不存在。當企業具有一定的規模,超出了老板一個人的管理幅度的時候,就會凸顯出業務類的制度的必要性了。

        業務類的制度根據每個企業主業的不同,就會更加具有個性化,這里面需要包括從事哪些業務,誰去做,怎么做,做到何種標準視為合格,什么樣視為業務的結束,結束之后是否還有后續措施等等。必要時還需要編制業務的指導手冊、評定標準、獎懲措施等。

        這一類制度的質量優劣關系到企業能夠突破從1到n成長的瓶頸,這一類制度的編制往往是企業的老板和核心人員親自完成,是企業最為核心的制度,在執行中優化和完善的必要性也最強。

        制度框架第五要件——數據類制度

        說到業務類,大多數企業的制度建設就已經結束了,在這里我想強調一下還有一個往往容易忽略的地方,就是數據類的制度。

        數據類制度的核心是統計,在不同的企業可能叫法不同。其實就是企業里面的數據管理,現在人人都知道大數據的作用和價值,但反而企業內部的數據最容易被忽視。

        一般數據類的職能只在大企業里才會存在,但小企業如果能夠一邊發展一邊積累,一定會在發展過程中受益匪淺。數據的匯集能夠幫助管理形成閉環,構建出企業的自我發現和自我反饋的能力,積累的不僅是數據,而且是管理能力。

        數據類制度在編制的難度上就更高了,也更具個性化和創造性。

        如果一個企業能夠打造出以上五個方面的制度體系來,相信它已經具備了很好的起飛的基礎了,在這個基礎上,再建立其他的制度,就是水到渠成的事了。

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